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Como escrever um e-mail com IA, passo a passo

Guia de escrever: passo a passo, um prompt de exemplo para copiar e o que conferir antes de usar o resultado.

Diga ao assistente quem escreve, para quem, o que você quer que aconteça e em quanto tempo. Com esses quatro dados ele devolve um rascunho que você só precisa ajustar e conferir.

Nunca usou IA? Faça antes os passos 1 a 3 da trilha: eles explicam o que é um pedido (prompt) e como dar contexto.

Antes de colar qualquer coisa

  • Tire nomes de vizinhos, números de telefone, CPF e qualquer dado que identifique alguém que não seja você. Use [nome] e troque depois, no seu e-mail.
  • Se o e-mail trata de briga, ameaça ou cobrança, escreva os fatos em ordem, sem adjetivos. O assistente copia o tom que você der.

Passo a passo

  1. Passo 1

    Escreva em uma frase o que você quer que aconteça

    Antes de abrir o assistente, complete a frase: "Depois de ler este e-mail, quero que [pessoa] faça [ação] até [data]". Um e-mail ao síndico sobre o portão da garagem não é um desabafo, é um pedido de conserto com prazo. Se você não consegue completar a frase, o assistente também não vai conseguir.

  2. Passo 2

    Conte os fatos que a pessoa precisa saber

    Liste o que aconteceu, desde quando e o que você já tentou: "o portão trava há três semanas", "avisei no grupo do condomínio duas vezes", "já bloqueou a saída de um carro". Os fatos são o contexto que a IA não tem como adivinhar e o que dá força ao pedido.

  3. Passo 3

    Diga o tom e o tamanho

    Peça "educado e firme", "no máximo três parágrafos" e "com assunto". Sem isso, a tendência é um texto longo, cheio de "venho por meio deste", que ninguém lê até o fim. Se for escrever para o chefe, diga o cargo dele; se for para o síndico, diga que vocês são vizinhos.

  4. Passo 4

    Cole o prompt e leia a resposta como se fosse de outra pessoa

    Use o prompt ao lado, troque o que estiver entre colchetes e envie. Leia o rascunho em voz alta: se alguma frase não parece você, reescreva. Se ele estiver comprido, peça "corte pela metade sem perder o pedido e o prazo".

  5. Passo 5

    Confira os dados e envie você mesmo

    Releia datas, números do apartamento, nomes e o prazo pedido. O assistente erra pouco em gramática e muito em detalhe, porque ele não conhece a sua situação. Só então copie para o seu e-mail.

O que esperar da resposta

Descrição do que pode vir, não a resposta de um assistente: não rodamos as ferramentas para escrever este guia, e o resultado muda de uma vez para outra.

  • Um assunto curto e direto, seguido de uma saudação e de dois ou três parágrafos: o problema, o que você já fez e o pedido com prazo.
  • Um fechamento cordial. A tendência é um texto mais formal que o seu jeito de escrever.
  • Possíveis exageros: expressões como "venho por meio deste" ou "lamentavelmente", e uma ameaça velada que você não pediu.

Como conferir antes de usar

  • Número do apartamento, datas e prazo pedido: exatamente os que você informou?
  • Tem alguma afirmação que você não escreveu (uma assembleia, uma multa, um artigo do regimento)? Apague.
  • O pedido principal aparece nas duas primeiras linhas?
  • Você assinaria isto? Se parecer outra pessoa falando, reescreva a abertura.

Se a resposta vier fraca, peça assim

Pedidos de acompanhamento que cabem na mesma conversa (passo 5 da trilha).

“Deixe mais curto: cabe em cinco linhas?”

Corta explicações e fica só o pedido, o fato e o prazo.

“Escreva uma segunda versão mais firme, sem ser ríspida.”

Dá uma alternativa para comparar o tom lado a lado.

“Aponte o que você supôs que eu não disse.”

Revela invenções do assistente antes de você enviar.

Quer mais modelos de prompt?

Para copiar prompts prontos por profissão e ver uma dica de IA por dia, visite o iadica.com.br, site irmão deste.

Perguntas frequentes

A IA pode escrever e-mail em meu nome sem eu revisar?

Não é prudente. O assistente erra detalhes, inventa fatos para completar o texto e escolhe um tom que pode não ser o seu. Você responde pelo que for enviado, então a leitura final é sua.

Posso colar o e-mail que recebi para pedir uma resposta?

Pode, depois de tirar nomes, telefones e dados pessoais de terceiros. Peça um rascunho de resposta e diga o que você quer responder; não peça "responda isto" sem orientação.

Qual assistente é melhor para escrever e-mail?

Para esta tarefa, os principais assistentes servem. A diferença está mais no prompt que você escreve do que na ferramenta. Veja o que cada um oferece de graça na página Qual IA usar.

Como evitar e-mail com cara de robô?

Dê fatos específicos, peça frases curtas e troque a abertura e o fechamento por algo que você diria. Cole um e-mail seu antigo e peça "escreva no meu estilo" para o assistente imitar seu jeito.

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A trilha ensina o método; o glossário explica as palavras difíceis.